Was ist Datenschutzmanagement-Software und wozu ist sie gut?

Wenn es darum geht, Ihre Organisation datenschutzkonform zu machen und sie für die DSGVO vorzubereiten, können die meisten Unternehmen jede Hilfe gut gebrauchen. Dies ist nicht ganz überraschend, da die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen praktisch das gesamte Unternehmen umfasst und eine Vielzahl von Fragen aufwirft. Jetzt, da es für fast jedes Problem eine Softwarelösung oder App gibt, stellen sich Unternehmen die Frage: "Kann Software mir in irgendeiner Weise bei der Einhaltung des Datenschutzes helfen?”.

Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Ja, es gibt etwas, das man Privacy Management-Software nennt, und es kann Ihnen helfen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Die lange Antwort ist nuancierter, da, wie bei den meisten Programmen, die Privacy-Software nur genauso gut ist wie die Daten, die in sie eingespeist werden. Dies bedeutet, dass der Erwerb einer Lizenz für Privacy Management-Software nicht automatisch die Datenschutzbestimmungen erfüllt. Dies erfordert mehr Aufwand und strukturelle Veränderungen in Ihrer Organisation; Software kann dies nicht alleine für Sie tun. Privacy-Software kann Ihnen jedoch helfen, Ihr Ziel der Einhaltung des Datenschutzes zu erreichen und Ihnen den Weg dorthin zu erleichtern.

Was kann also eine Datenschutzmanagement-Software für Ihr Unternehmen tun?

Zunächst einmal gibt es einen großen Unterschied zwischen Verwaltungssoftware für die Einhaltung des Datenschutzes und Software für Informationssicherheit. Denn im Allgemeinen verschlüsselt die Privacy-Software Ihre Daten nicht und stellt auch keine Firewall zur Verfügung. Im Gegensatz dazu kann die Privacy Management-Software Ihnen aber bei der Verwaltung und Überwachung aller Datenschutzfragen innerhalb Ihres Unternehmens helfen.

Also – warum sollten Sie dabei Hilfe brauchen? Für die meisten Unternehmen bedeutet dies viel Zeit und Mühe; Zeit und Mühe, die sie lieber für Ihr Kerngeschäft aufwenden. Privacy Management-Software hilft Ihnen dabei, sich auf diese wichtigen Themen zu konzentrieren, indem sie sich wiederholende Aktivitäten automatisiert. Sie kann Ihnen helfen, ein Verzeichnis aufzubauen, indem es Ihnen z.B. Fragebögen zur Verfügung stellt, die Sie zum Aufbau eines solchen benötigen. Es kann Ihnen auch helfen, Autragsdatenverarbeitungsverträge zu verwalten, Datenlecks zu registrieren, Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen und zu registrieren oder Aktivitäten in Ihrem Unternehmen zu analysieren, die das größte Risiko für Ihre Datenschutzkonformität darstellen können.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Datenschutz ein Luxus ist, den sich nur große multinationale Unternehmen leisten oder von dem nur diese dann profitieren können. Im Gegenteil, jede Organisation, die personenbezogene Daten in einem bestimmten Umfang verarbeitet, kann von der Anleitung und Struktur profitieren, die Privacy Management-Software bieten kann. Glücklicherweise gibt es verschiedene Arten der Verwaltung von Privacy-Software, die sich an große, mittlere und kleine Unternehmen richten. Versuchen Sie, die Softwarelösung zu finden, die am besten zu den Bedürfnissen und Wünschen Ihres Unternehmens passt.

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Jill Baehring
Referentin für Datenschutz & Recht auf Privatsphäre bei Privacy Company